Fase I Iniciación del proyecto

La fase de iniciación del proyecto consiste en revisar la propuesta antes de realizar su planificación formal para verificar su pertinencia en relación con los objetivos de la organización donde se llevara a cabo y aprobarlo en su caso analizando el objetivo del proyecto el producto que se va a entregar y los elementos del contexto en que se plantea. Es deseable contar con un estimado preliminar de tiempos, costos y riesgos.

La iniciación del proyecto es la primera fase que consiste principalmente en la autorización y registro formal de un nuevo proyecto o en la continuación de la siguiente etapa de proyecto en desarrollo, termina con el aviso de aceptación.

El siguiente procedimiento a utilizar para la fase de iniciación sugiere tener los siguientes puntos:

1. Objetivo del procedimiento
2. Alcance del procedimiento
3. Elaborar el enunciado del trabajo a realizar 
4. Aprobar el proyecto, generar y distribuir el acta del proyecto
5. Designar al director del proyecto 
6. Formato para la iniciación del proyecto

1. Objetivo del procedimiento. Debe ser una guía para que la autoridad competente apruebe el proyecto, nombrar y conferir la autoridad necesaria al director del proyecto y comunicar oportunamente  a los interesados su aprobación.

2. Alcance del procedimiento. Este procedimiento se utiliza para autorizar el inicio de los proyectos de toda la organización, la iniciativa de un  proyecto puede surgir en cualquier área de la empresa o una entidad externa y en cualquier momento. Debe contar con la aprobación de la autoridad  competente, previa consulta a la personas involucradas en el proyecto.

3. Elaborar el enunciado del trabajo a realizar. El enunciado del trabajo es un documento que describe principalmente el objetivo a lograr y el producto a entrar al cliente interno o externo a la empresa, al finalizar el proyecto esto constituirá un insumo básico para iniciar la planificación del proyecto . Este documento puede contener:

1. El objetivo del proyecto del negocio
2. La descripción del producto a obtener.
3. El contexto en el cual se plantea el proyecto, lo que permitirá a la autoridad saber si la propuesta es pertinente en relación con las metas de la organización 

Objetivos  dejar claramente establecida el objetivo del proyecto, el producto final a entregar y sus posibles impactos. Así como asegurar la adecuación del proyecto con los objetivos de la organización a mediano y largo plazo.

Para redactar el enunciado del trabajo contaremos con la entrada, el proceso o acciones a seguir y la salida o producto de la fase.

Entradas.
Requisitos del proyecto

Procesos

1. La redacción del enunciado del trabajo la realiza el director del proyector, después de entrevistar al cliente y realizar un pronóstico preliminar mediante la aplicación de un cuestionario predefinido, lo cual le permitirá obtener los requisitos del proyecto

2. Elaborar un documento de enunciado del trabajo, el cual deberá contener los elementos que ayuden a la toma de decisiones sobre la conveniencia del proyecto como son:

a. Objetivos el proyecto, se recomienda que la redacción del objetivo sea de tipo SMART, es decir especifico, medible, alcanzable, realista y en un tiempo determinado
3. Para obtener la descripción del proyecto es preciso contar con los requisitos del cliente y tomar en cuenta modelos, estándares o normas existentes aceptados en la industria de que se trate, como modelos de referencia para desarrollar la descripción del producto a lograr.

Salidas
Documento del enunciado del trabajo a realizar

4. Aprobar el proyecto, generar y distribuir el acta del proyecto. Objetivos. Poner a consideración de la autoridad competente el proyecto y obtener su visto bueno y compromiso para la realización de la etapa siguiente, Así mismo realizar el registro formal del proyecto en el archivo.

Para la redacción del alta mostraremos a continuación la entrada para esta fase, el proceso o acciones a seguir para lograr el resultado y la salida o producto de la fase.

Entrada
Enunciado del trabajo

Proceso

a)   La aprobación del proyecto se sugiere que se realice de manera colegiada, pudiendo intervenir los encargados de área, gerentes o directores relacionados con el proyecto y otros actores directamente relacionados.

b)  El acta debe ser comunicada a todas sus partes y a todos los niveles de La organización que se verán involucrados.

d)  La autoridad, el director del proyecto y los demás participantes deberán tener claro quién es el destinatario, cuales son los objetivos que se pretenden y compara estos con los criterios y lineamientos departamentales y/o institucionales relativos al proyecto

e)  De juzgarse necesario, se realizara un estudio de factibilidad ya sea mercadotecnia, técnica y financiera.

f)  El proceso no debe dejar dudas acerca de la autoridad que se transfiere al director del proyecto, para administrar los recursos y encomendar los encargos necesarios para desarrollar el proyecto.

g)  Cada proyecto autorizado se dará de alta en el archivo correspondiente.

Salidas
Proyecto aprobado
Acta constitutiva del proyecto
Socialización del proyecto

5. Designar al director del proyecto

Elegir  y nombrar al director del proyecto con el perfil deseable para asumir el rol correspondiente

Entrada
Enunciado del trabajo

Procesos

a) Consiste en una secuencia de pasos que forman parte de la aprobación y que deben efectuar la autoridad en consulta, con el patrocinador y otros interesados

b) Pregunta guía ¿Cual es perfil idóneo del director?,¿La persona candidata es adecuada y tiene disponibilidad?,¿Conoce el método de trabajo aplicable al caso?,¿Tiene conocimientos sobre administración de proyecto?,¿Maneja el tema del área de aplicación?

c) El nombramiento del director deberá realizarse en función de su capacidad real para conducir el proyecto, deberá tener competencias tanto en el área técnica como administrativa, se confirmara su disponibilidad de tiempo y la aceptación de la persona elegida.

Salida
Director oficial del proyecto nombrado formalmente

Errores cometidos frecuentemente en esta parte

a) No está claro quién es el cliente y se aprueba el proyecto

b) No se verifico la disponibilidad de tiempo y los recursos financieros del destinatario y no se logró su compromiso formal hacia el proyecto.

c) Los productos a entregar no están bien definidos.

d) Los participantes previstos no cuentan con las competencias necesarias para sacar adelante el proyecto-

e) La redacción y forma de difusión del acta del proyecto no propician la valoración de la importancia del proyecto por parte de los involucrados .

Criterios de terminación
El criterio de finalización de esta fase aplica solo si existe un documento completo que contenga todos los elementos descritos en el acta del proyecto y se dispone de un director competente.

6. Formatos para iniciación del proyecto.